学生・教職員のキャンパスライフの満足度向上を目指して 教育用機材貸し出しシステム構築による 業　務　改　善 （業務改善をＰＤＣＡサイクルで実践） 学生・教職員のキャンパスライフの満足度向上を目指して 事務部　技術管理課

＜事務部技術管理課の職務分掌＞ (１)　教育用施設設備の活用支援に 　　　関すること。　　　　業務改善 (２)　教育用施設設備の調査，基本設 　　　計，整備，保守，管理，運用に関す 　　　ること。 (３)　教材の作成，調査及び活用支援に 　　　関すること。 (４)　教育環境向上のための調査及び研 　　　究に関すること。

教育用施設設備の活用支援 ①教室、講堂、体育館、会議室などの視聴覚設備の 活用支援 ・授業、行事、会議等の業務支援数が 教育用施設設備の活用支援　 ①教室、講堂、体育館、会議室などの視聴覚設備の　 　 活用支援 　　・授業、行事、会議等の業務支援数が 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　年間 約６００ ＪＯＢ ②教育用設備機材の活用支援（貸出、操作指導）　　 　　・機材設備貸出件数が　　　　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　年間 ２２,３６７ 件 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（１件＝１物品１日）

２０１１年度　 ５２００ｈ ５５０ｈ 業務支援　６００ＪＯＢ １０５０ｈ ２３００ｈ 機材貸し出し：１３００ｈ システム導入後を含む

２２３６７件

＜業務改善の目的＞ ・教育支援の充実 ・キャンパスライフ満足度向上支援 ・課内作業品質向上 ・課内作業効率化 ・課内業務の継続（伝承） （教育用機材貸し出しシステム構築による業務改善） ＜業務改善の目的＞ ・教育支援の充実 ・キャンパスライフ満足度向上支援 ・課内作業品質向上 ・課内作業効率化 ・課内業務の継続（伝承）

実施計画・行動計画 「Ｐ」を明確に策定するために！ （教育用機材貸し出しシステム構築による業務改善） 　　　　業務遂行上の問題点の列挙、整理、改善策の検討 　　 実施計画・行動計画　「Ｐ」を明確に策定するために！ 　　①問題点の把握、要望の把握 　　 　 作業期間　: ２０１０年８月～２０１０年１２月 　 ＜貸出し用機材への学生からの要望・問題点＞ 　　　・　種類が少ない、保有数が少ない、傷みがある、機能が古い 　　　・　機材操作マニュアルが必要、機材操作指導が必要、 　　　・　行事進行時の機材活用アドバイスが欲しい 　　　・　どんな機材があるか見たい 　　　・　貸し出し事務手続きの簡素化をしてほしい 　　　・　クラブ団体に加入していなくても機材を貸して欲しい 　　　・　カウンターで担当者が不在のとき待たされる 　　　・　以前に借りた物と同じ機材を借りたい

④保有機材の可視化、（写真、カタログの提供） ⑤事務の効率化、学生認証、学生支援課承認の簡素化 （教育用機材貸し出しシステム構築による業務改善） 　　＜学生サービス向上の視点で見た改善点＞ 　①機材種類と保有数の確保、故障の回避 　②機材操作マニュアルの整備 　③活用指導のためのヘルプディスクの設置 　④保有機材の可視化、（写真、カタログの提供） 　⑤事務の効率化、学生認証、学生支援課承認の簡素化 　 ・ 正確性：正確な貸し出し状況把握と重複貸し出し回避。 　　 ・ 即時性： 現在の貸し出し状況、予約状況の即時把握 過去貸し出し記録の即時把握 　　 ・ 課員誰でも対応可能にする 　　 ・ 機材購入計画の適正化に向けて 　　　　　機材活用状況の統計が必要→ 利用負荷、耐用年数、　　　 　　　　　故障履歴の把握→予算化作業改善

（教育用機材設備貸し出し管理業務の改善） 行動計画「Ｐ］の設定 ・貸出機材の見える化（機材情報・写真のＤＢ化） 　＊貸し出し数向上、利用者満足度向上　 ・貸出手続きの簡素化（ＰＣ化、他部門との調整） 　＊貸し出し数向上、利用者満足度向上、課内業務改善　 ・貸出事務の効率化（貸出状況ＤＢ化による即時処理） 　＊貸し出し数向上、利用者満足度向上、課内業務改善 ・貸出機材操作指導の効率向上（機材機能一覧、操作マニュ 　アルの作成とＤＢ化による即時提供と分かり易さを実現） 　＊利用者満足度向上、故障率、トラブル数の低下。 　　　　　

（教育用機材設備貸し出し管理業務の改善） 行動計画「Ｐ］の設定 ・貸出機材選定の適切化 　　　　　貸し出し記録や機材台帳より消耗度、故障箇所、 　　　　　故障率、メーカ、経過年数、耐用年数、などを 　　　　　機材選定の基本情報とし、 　　　　　次年度に向けた整備計画、予算策定作業を適確 　　　　　なものにする。経費節減を図る。 ・関係部署との調整　 　　　　　学生手続き簡素化の提案（制度改善） 　　　　　ＩＣＴ化に向けてのＤＢ化で関連部署へ情報提供 　　　　　要請　

改善目標達成を計測する指標と目標値を設定 （教育用機材設備貸し出し管理業務の改善） 改善目標達成を計測する指標と目標値を設定 　①学生、教職員へのサービス向上＜指標１，２，３＞ 　②業務改善を行う＜指標４，５＞ 指標１：教育用機材貸出数　　　　（前年比１０％増） 指標２：貸出機材トラブル数　　　（前年比１０％減） 指標３：学生・教職員活動の成功率（関連活動の８０％以上） 　　　　＊指標数値（成功率）は返却受付での調査で記録。 　　　　　貸し出し機材を利用する課外活動、学園行事、授 　　　　　業、ゼミナール、卒研　等の達成度合いを調査し 　　　　　機材を利用した効果が　有り：１　無い：０として測定。 　　　　　（効果有り数/機材貸し出し活動数＞０．８）　　　　　 指標４：機材貸出関連情報のペーパレス化（９０％以上） 　　　　（貸出機材台帳、機材貸出管理台帳のＤＢ・ＩＣＴ化） 指標５：機材貸出し予約重複点検作業の効率化（作業時間３０％減） 　　　　（作業の完全自動化＜コンピュータシステム化＞を図る） ＊注：台帳内容の正確性追求は当然の目標として、特に掲げていない。 　　　（棚卸し作業の徹底により指標４を達成する。）

具体的行動１「Ｄ」 作業次期 ２０１１年６月～１０月 ・貸出機材台帳のペーパレス化・ＤＢ化を実施するために、 作業次期　２０１１年６月～１０月 ・貸出機材台帳のペーパレス化・ＤＢ化を実施するために、　 ①技術管理課保有物品の棚卸しと整理を実施 ②貸出対象機材の情報化（ＤＢ化）項目の決定 　・機材通番の設定 　・機材機能データ入力 　・型式などを入力（メーカカタログＨＰより） 　・写真データ入力（実物撮影、メーカカタログＨＰより） 　・管財番号入力 　・メーカ名入力 　・貸出時の付属機材入力 　・その他　 ③技術管理課共有ドライブ上にデータベースを創生 ④貸出制限フラグの設定　・重複貸出可能物品

具体的行動２「Ｄ」 ネットワークを通して課員が ＜貸出時、貸出予約時に＞ ・学生証の確認、加入クラブを確認、指導教員を確認 　貸出管理台帳のペーパレス化・ＤＢ化を前提に 　　　　　 　⑤従来の貸し出し業務の効率化を目指しＩＣＴ化を実施 　　ネットワークを通して課員が 　＜貸出時、貸出予約時に＞ 　　・学生証の確認、加入クラブを確認、指導教員を確認　 　　・貸出希望物品を検索（過去貸出状況も確認できる） 　　・貸出希望日の予約状況を確認 　　・予約情報の入力、貸出通し番号付加 　　・貸出書の印刷 　＜返却時に＞　 　　・学生証の確認で貸出情報を表示 　　・返却物品を確認、返却情報入力 　　を確実に迅速に行えるようにいたしました。

具体的行動３「Ｄ」 ・他部門保有情報の活用、共有化を実施する ・湘南教務課 → 学生情報で在籍確認 クラブ加入情報で在籍クラブ確認 　　　　 　⑥システムへの情報入力負荷軽減に向け、 　・他部門保有情報の活用、共有化を実施する 　・湘南教務課　→　学生情報で在籍確認 　　　　　　　　　　クラブ加入情報で在籍クラブ確認 　・湘南人事課　→　教職員情報で指導教員氏名・所属確認 　・チャレンジセンター　→　在籍プロジェクト確認 　　　 　⑦学生情報、クラブ加入情報の確認を技術管理課で 　　行うことにより、学生支援課での貸出確認作業を 　　省略することとした。

具体的行動４「Ｄ」 ネットワークを活用したＤＢ検索・更新ステムを構築 技術管理課共有ドライブ 技術管理課 事務用パソコン 機材ＤＢ ＡＰ 　ネットワークを活用したＤＢ検索・更新ステムを構築 技術管理課共有ドライブ 技術管理課　事務用パソコン 機材ＤＢ ＡＰ ＡＰ Microsoft Access ネットワーク 貸出し情報ＤＢ 学生情報ＤＢ 教職員　　情報ＤＢ

貸出し・予約情報　一覧

貸し出し機材選択画面（一覧）

機材の詳細と貸し出し状況の確認画面

機材台帳検索画面

機材カタログ プリントイメージ

点検評価「Ｃ」 ２０１２年度末に測定予定 ①学生、教職員へのサービス向上＜指標１，２，３＞ ②業務改善を行う＜指標４，５＞ 点検評価「Ｃ」　　２０１２年度末に測定予定 　①学生、教職員へのサービス向上＜指標１，２，３＞ 　②業務改善を行う＜指標４，５＞ 指標１：教育用機材貸出数　　　　（前年比１０％増）→１２％ 指標２：貸出機材トラブル数　　　（前年比１０％減）→８％ 指標３：学生・教職員活動の成功率（関連活動の８０％以上）→ 　　　　＊指標数値（成功率）は返却受付での調査で記録。 　　　　　貸し出し機材を利用する課外活動、学園行事、授 　　　　　業、ゼミナール、卒研　等の達成度合いを調査し 　　　　　機材を利用した効果が　有り：１　無い：０として測定。 　　　　　（効果有り数/機材貸し出し活動数＞０．８）　→　　　　　 指標４：機材貸出関連情報のペーパレス化（９０％以上） →８５％ 　　　　（貸出機材台帳、機材貸出管理台帳のＤＢ・ＩＣＴ化） 指標５：機材貸出し予約重複点検作業の効率化 　　　　　　　　　　　　　　　　　（作業時間３０％減）→１５％ 　　　　（作業の完全自動化＜コンピュータシステム化＞を図る） ＊注：台帳内容の正確性追求は当然の目標として、特に掲げていない。 　　　（棚卸し作業の徹底により指標４を達成する。）

改善点「Ａ」 ２０１３年度に改善予定 ・管理帳票の追加作成 ・管理画面の追加作成 ・操作マニュアルの改善 ・学生証番号入力の改善　ＩＣカードリーダの導入 ・機材情報入力の簡易化 ・学生情報、クラブ情報、プロジェクト情報の入力 の簡易化年度セットアップ作業の簡易化） ・学生のＷＥＢでの貸出し予約システムの検討 ・システム改修、管理に向けて課員のスキルアップ 研修 　　　　上記を２０１３年４月より実施予定