【会議の進め方】会議の定義：問題を解決する場であり情報を共有する場ではない 作成：増永寛之 【会議の進め方】会議の定義：問題を解決する場であり情報を共有する場ではない 作成：増永寛之 会議を計画する前のポイント ①「会議開催の有無」：Eメール、電話テレビ会議、文書連絡などで、会議を開くのと同じ効果を得ることはできないか。 無意味な会議を極力開かないようにしよう。 ②「会議の規模」：仮に会議を開く必要があるにしても、規模を小さくできないか。参加者は当事者になるべく限定しよ う。 ③「会議の時間」：会議の時間を短くできないか。無意味な発言を減らすよう心掛けよう。議題や要点をAgendaにまとめ、 会議の目的が達成したら速やかに会議を終了させよう。 実のある会議を目指す 「我々の競争精神旺盛なエネルギーを身内との競争ではなく、競合他社と戦うために用いよう」 「お互いに協力して努力すれば、より良いアイデアや解決方法が見出せる」 「私たちが持っている様々なアイデアや解決方法、経験を大いに活かそう」 効果的な会議の流れ ◆「Agenda（議題をまとめた書類）の作成」 この会議の目的にそったAgendaを事前に作成しておく。優先順位の高いものから議題にしよう。 ◆「司会者の役割」 司会者は議題の目的と、何を決めなくてはならない会議かを最初に発言する。また会議の流れを議題にそって進行させ、全員が必ず発言できるよう配慮し、参加者を会議の基本原則に従わせ、勝手な発言を慎むよう求める。 ◆「待機と発言内容のメモ」 発言は常に一名に限る。発言したい人は司会者にサインを送り「待機」の状態にはいる。待機中になったら自分の考えをまとめて「発言内容のメモ」を作成する。「待機」が終わったら発言する。この方法により誰もが意見を述べるチャンスが与えられる。 ◆「話す項目がいくつあるかをまず述べる」 まずいくつの項目を話すのかを述べる。そのあと「ひとつめ、ふたつめ、・・・、最後に」を述べる。 ◆「まず結論や要点を」 最初に結論や要点を述べる。そのあとじっくり論理を説明する。 ◆「他人のアイデアを尊重する」 新しい考えに対してはどうしても守りにまわりがちだが、それはやめよう。アイデアの欠点ではなく、その利点を見るようにしよう。クリエイティブな会議では新しい刷新的なアイデアが求められるが、こうしたアイデアは十分に練ったものではないので「成人」としての基準で判断してはいけない。 ◆「気の散ることは避ける」 議題からはずれないこと。脇で会話したり、個人的な 話はしない。議題にない事項はディスカッションするか、別のミーティングに送る。弊社では飲食や携帯電話等による途中退室は原則禁止。 効果的な会議にするためのポイント 会議の目的を作る Agenda（議題をまとめた書類）を作成する メーリングリスト（ML）でAgenda（議題）を共有する 10名以下（当事者のみ）で会議を開催 Agendaにそって司会進行 結論を導き出す 実行に移す期日を明確に決める 目的を達成したら速やかに会議を終了する 議事録とコミットメントリストを作成し、MLに流す コミットメントリストを定期的に見直す ※「Agenda」とは議題をまとめた書類で、できるだけ プライオリティー（優先順位）をつけたものが望ましい。 ※「コミットメントリスト」とは、会議で決まった事項にもとづいてやるべきことを、誰が、何を、いつまでにやるのかという具合にリスト化したもの。 参考資料：『すごい会議』（大橋禅太郎 著）、『100億稼ぐ仕事術』（堀江貴文 著）、「会議のしかた」（出雲東峰 作）